Il y a du nouveau dans la gestion des factures fournisseurs de la Commune d’Ardon. Grégoire Michelet, notre Conseiller communal en charge des finances, nous explique en quoi cela consiste:
L’administration communale d’Ardon est désormais équipée d’un logiciel de gestion du flux des factures fournisseurs. Ce nouveau processus électronique standard traite toutes les factures dès leur réception et jusqu’à leur comptabilisation. Après réception des factures papiers, celles-ci sont dématérialisées, numérisées avec reconnaissance de la ligne BVR, et imputées selon le règlement comptable.
Après avoir adapté le règlement communal des visas autorisés, défini clairement le flux pour chaque compte et procédé aux tests nécessaires, ce système est actuellement en phase de lancement.
Le service comptable de notre commune transfère électroniquement les factures numérisées aux responsables concernés. Il s’agit des responsables de la commande et des responsables du budget du compte sur lequel le montant a été imputé. Ceux-ci valident ou refusent les factures en y ajoutant les commentaires et observations qu’ils souhaitent.
De nombreux avantages ont incité notre administration à mettre en place ce processus de gestion électronique des factures :
- Archivage et consultation possible de toutes les factures à chaque instant
- Automatisation des saisies et suppression de toutes les ressaisies
- Flux de visas et de contrôles optimisé, intégrant nos règles de gestion
- Meilleur respect des échéances et donc une meilleure image globale
- Plus aucune perte de facture
- Contrôle en temps réel, traçabilité complète
- Délégations, suppléances automatiques
- Notifications, relances, alertes
- Intégration parfaite avec nos applications existantes
Un autre élément important a renforcé la décision et le choix de notre commune : selon diverses études faites par Business Controlling Partner AG, le coût moyen de traitement d’une facture se monte à CHF 15.–
Avec ce nouveau système, le coût moyen par facture est réduit de moitié et s’élève désormais à CHF 7.50